铜仁职业技术学院学历证书管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为加强铜仁职业技术学院学历证书管理，切实保证学历证书管理的严肃性、安全性和科学性，根据《普通高等学校学生管理规定》（中华人民共和国教育部令第 41 号）、《教育部关于印发〈高等学校学生学籍学历电子注册办法〉的通知》（教学〔2014〕11号）和《省教育厅关于进一步规范普通成人高等教育学历证书管理的通知》（黔教学发〔2015〕325号）文件精神，结合我校实际，特制定本规定。
第二条 本规定所指学历证书包括：毕业证书、结业证书。
第三条 学历证书由教学工作部代表学院进行统一管理，二级学院协助完成。
（一）教学工作部负责空白学历证书的保管和安全监控；学历证书印制计划的制定；学历证书填写；学历证书的征订、发放、使用情况统计；作废学历证书的销毁；对二级学院学历证书管理工作的指导和监控；二级学院学历证书管理人员的备案等工作。
（二）二级学院负责学历证书的领取、验收、保管、发放和发放情况的统计。
第二章 学历证书印制与验收
第四条 学历证书的印制纳入学院集中采购范畴，严格按照学院有关规定组织实施。
第五条 每年四月份，根据当年预计毕业生数和学历证书剩余情况确定并报告学院当年学历证书订购数量。
第六条 收到空白学历证书的当日完成清点、验收、入库工作。
第三章 空白学历证书保管与领用
第七条 空白学历证书的保管
（一）学历证书内芯须使用专门保险柜存放。保险柜置放于学院指定地点，保险柜钥匙分别由教学工作部部长与部门学历证书管理人员保管，密码由教学工作部部长掌握。
（二）建立学历证书出入库制度。学历证书出入库须根据证书类别填写《铜仁职业技术学院毕业证书内芯出入库登记表》（附件1）、《铜仁职业技术学院结业证书内芯出入库登记表》（附件2）。
（三）完善防盗、防火、防潮、防尘、防虫等设施，保证学历证书的安全与质量。
第八条 空白学历证书的领用数量根据学历电子注册名册实施。
第九条 学历电子注册名册的注册时间、确定流程和保存规定
（一）学历电子注册名册的注册时间为7月1日。
（二）学历电子注册名册的确定流程
在学院的规定时间内，二级学院对学生的毕业资格进行初审，确定学历电子注册名册人数与名单，经教学工作部复核后由教学院长审批。
（三）学历电子注册名册一式两份，教学工作部与办公室档案室各存一份。
第四章 学历证书填写与制作
第十条 学历证书填写与制作流程
（一）学历电子注册完成后，填写学历证书。
（二）二级学院工作人员到指定地点粘贴照片,加盖学院钢印、印章、院长手写签章。
(三）制作完成的学历证书按专业、班级分类妥善保管。
第十一条 学历证书填写与制作要求
（一）学历证书应具有以下内容：姓名、性别、出生日期、学习起止年月；专业、层次、毕业（结业）；贴有本人近期免冠照片并加盖学院骑缝钢印；学院名称及印章、院长签名；发证日期及证书编号。
（二）学历证书填写信息要与“中国高等教育学生信息网”学生学历电子注册内容一致，字迹清晰无污损。
（三）学历证书照片采用新华社统一采集的照片。
（四）学院办公室负责学历证书盖章：照片盖学院骑缝钢印；院长手写签章为蓝色；学院印章为红色。
第五章 学历证书发放与签收
第十二条 学历证书的发放严格按照学历电子注册名册一人一份的标准实施。
第十三条 学历证书的发放流程
（一）在学院规定的时间，学生到二级学院领取《毕业生离校清单》按照清单办理流程到指定部门办理离校手续。完成后的离校清单交回二级学院。
（二）二级学院学历证书管理人员持已完成的《毕业生离校清单》原件以班级为单位按学号顺序排列到教学工作部领取学生学历证书，并填写《铜仁职业技术学院 ××× 学院学历证书领取登记表》（附件3）。
（三）二级学院向学生颁发学历证书，要求学生本人检查和签收。
第十四条 学生在结业后二年内学期开学时填写《铜仁职业技术学院结业学生毕业申请审批表》（附件4）《铜仁职业技术学院结业生返校补考申请表》（附件5），可以申请返校重修考核未通过的课程，重修考核及格后可换发毕业证书，毕业时间以换发证书日期为准。
第六章 学历证书报废与销毁
第十五条 报废的学历证书由教学工作部负责统一销毁。二级学院不得以任何理由擅自销毁学历证书。
第十六条 学历证书销毁流程
（一）证书发放时前发现不合格证书内芯，须盖“作废”蓝色印章后放回专用保险柜妥善保管，并填写《铜仁职业技术学院作废学历证书内芯登记表》（附件6）。
（二） 每年的7月，作废学历证书集中后报请分管院长批准后在督导室、纪检监察室监督下进行一次性销毁。同时，填写《铜仁职业技术学院作废学历证书销毁登记表》（附件7）。
第七章 学历证书留存与清理
第十七条 未完成离校手续学生的学历证书由教学工作部负责保管，已完成离校手续学生的学历证书由二级学院负责保管。
第十八条 建立学历证书管理档案。每年学历证书使用情况进行统计，填写《铜仁职业技术学院学历证书使用情况统计表》（附件8）；二级学院须对本院学历证书发放与保管情况进行统计，填写《铜仁职业技术学院×××学院学历证书发放统计表》（附件9）。
第十九条 每年7月，教学工作部、二级学院对证书发放、保管情况进行核实。
第八章 学历证书丢失处理
第二十条 因管理人员失职、渎职造成学历证书丢失，必须追究管理人员及当事人的责任，并将丢失原因及过程、处理结果、丢失学历证书的编号等以文件形式报学院处理。
因失窃造成学历证书丢失，须及时报学院保卫部门，由保卫部门向当地公安机关报案，并以文件形式附公安机关的受理证明和学历证书编号报学院处理。
第二十一条 毕（结）业证书遗失、损毁不予补发。学生在《贵州日报》登报公示后凭报纸回校申请并填写《铜仁职业技术学院学生申请补发毕业证明书审批表》（附件10），学院核实后可出具毕（结）业证明书。证明书需另外编号，不能与原证书编号相同，证明书的发证日期必须更改为补办的日期。
第九章 岗位及管理人员要求
第二十二条 从事学历证书保管与发放的管理人员，应专人专职，相对稳定。
第二十三条 管理人员需熟悉学历证书管理工作的流程与要求。教学工作部管理人员熟练掌握证书打印的有关要求及操作技能。二级学院制定学历证书管理相关细则并组织实施。
第二十四条 教学工作部学历证书管理人员一般由学籍管理人员担任。
第二十五条 二级学院指定学历证书管理人员需填写《铜仁职业技术学院 ××× 学院学历证书管理人员授权委托函》（附件11）报教学工作部备案（见附件12），管理人员变动，须交接无误报教学工作部重新备案后方可调岗。
第十章 附则
第二十六条 本规定适用于高职（专科）学历证书管理。
第二十七条 本规定自公布之日起开始执行。
第二十八条 教学工作部负责本规定的解释及修订。
附件：1.《铜仁职业技术学院毕业证书出入库登记表》
2.《铜仁职业技术学院结业证书出入库登记表》
3.《铜仁职业技术学院 ××× 学院学历证书领取登记表》
4.《铜仁职业技术学院结业学生毕业申请审批表》
5.《铜仁职业技术学院结业生返校补考申请表》
6.《铜仁职业技术学院作废学历证书登记表》
7.《铜仁职业技术学院作废学历证书销毁登记表》
8.《铜仁职业技术学院学历证书使用情况统计表》
9.《铜仁职业技术学院××× 学院学历证书发放统计表》
10.《铜仁职业技术学院学生申请补发毕业证明书审批表》
11.《铜仁职业技术学院 ××× 学院学历证书管理人员授权委托函》
12.《铜仁职业技术学院学历证书管理人员备案表》
贵公网安备 52060202000110号